Caso de uso

Instrucción de trabajo sin cuarenta capturas pegadas a mano

El paso a paso que el key user va a ejecutar cada semana — generado de la misma grabación que ya harías. En un proyecto de implantación, la documentación de usuario final suele ser entregable de contrato: no es una cortesía de fin de proyecto, es una línea del checklist de go-live.

Tres cosas para mantener la instrucción al día

Sale en PowerPoint también. Una diapositiva por paso, con la pantalla y el texto, para quien forma en sala. Y en SCORM, para quien forma en el LMS — ahí quien registra la conclusión es el LMS del cliente.

Actualizar la instrucción cuando el sistema cambia. Reabre el documento, deja que la revisión asistida conduzca, y cambia solo las pantallas que cambiaron. La versión nueva sale con la fecha nueva y el resto intacto.

Sin sello de fecha en cada paso. Una instrucción de trabajo no es evidencia: aquí la hora de reloj se deja fuera a propósito, porque un procedimiento que parece de 2024 es un procedimiento que nadie sigue.

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El dolor

Es el mismo Print Screen → Word → flecha → pie de la evidencia, con un agravante: la instrucción se escribe después del proyecto, por quien ya está asignado al siguiente. Nace tarde, y es la tarea que le toca a quien menos poder tiene de negarse.

Una instrucción mala no la rechaza nadie — simplemente no se usa, y el key user vuelve a llamar al consultor. Los motivos son siempre los mismos cuatro: falta un paso, la pantalla ya no es la real, el lenguaje es de quien ya sabe, y no hay indicación de qué campo mirar. Los dos últimos son problema de redacción — y la redacción es justo lo que resuelve la narración hablada, porque quien narra mientras hace explica como quien enseña.

Qué sale

Un documento de procedimiento, no un registro histórico. La diferencia está en los detalles:

• Sin sello de fecha en cada paso. En una evidencia la hora es obligatoria; en una instrucción hace que el documento nazca con cara de caducado. El número del paso queda, el reloj se va
• Tu anotación pasa a ser el título del paso, y el habla de ese tramo pasa a ser la descripción
• Cabecera de procedimiento: título, sistema, autor y versión
• Prompt listo para que la IA lo reescriba en imperativo: "y entonces entro en ME21N y lanzo el pedido" pasa a "Accede a ME21N y lanza el pedido". Quien redacta es la IA que ya usas; el documento y las pantallas son nuestros
• Vocabulario del dominio: ME21N, KI235 y Fiori dejan de salir escritos en letras en la transcripción
• Word para editar, PDF para repartir, HTML para la wiki — y Markdown para pegar en Confluence sin adjunto aparte
• Paquete SCORM 1.2 para subir al LMS de la empresa (SuccessFactors, Cornerstone, Moodle, TalentLMS) — quien registra quién lo leyó es el LMS del cliente, no nosotros
• Reabrir el documento seis meses después: carga el .json o el .zip, cambia la imagen del paso que cambió y genera otra vez — sin volver a grabar los cuarenta

Cómo hacerlo

1. Elige el escenario Paso a paso en el paso 1.
2. Graba el proceso una vez, narrando qué haces y por qué. Di el nombre de los campos: es lo que el key user va a buscar.
3. En la revisión, descarta lo que no interesa, reordena con las flechas y corrige las siglas con la lista de términos de tu sistema.
4. Genera el Word para editar, o el PDF directo. Si vas a formar en sala, el mismo material es el guion.

Lo que no hace — mejor saberlo antes

No actualiza las capturas solo cuando el sistema cambia. Eso se llama replay, es lo que vende ClickLearn, y exige dirigir la aplicación — imposible en una pestaña que solo recibe una imagen de pantalla compartida. Fingir que competimos ahí sería la primera mentira del producto.

No controla versiones ni guarda la traza de aprobación. El encabezado trae título, sistema, autor y versión porque el documento los necesita, pero quién aprueba, quién publica y qué versión está vigente sigue en tu sistema de gestión de cambios. La revisión asistida acorta la revisión; no sustituye el control documental.

No aloja el contenido ni dice quién lo leyó. Eso lo responde el LMS de tu empresa. Nosotros entregamos el paquete SCORM y seguimos sin saber quién abrió qué.

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Es el mismo consultor que grabó la evidencia del UAT en junio escribiendo la instrucción del key user en agosto, con las mismas transacciones. Por eso este caso es un modelo dentro del producto, y no otra herramienta.