Caso de uso

Instrução de trabalho, sem quarenta prints colados à mão

O passo a passo que o key user vai executar toda semana — gerado da mesma gravação que você já faria. Num projeto de implantação, a documentação de usuário final costuma ser entregável de contrato: não é gentileza de fim de projeto, é linha do checklist de go-live.

Três coisas para manter a instrução em dia

Sai em PowerPoint também. Um slide por passo, com a tela e o texto, para quem treina em sala. E em SCORM, para quem treina no LMS — aí quem registra a conclusão é o LMS do cliente.

Atualizar a instrução quando o sistema muda. Reabra o documento, deixe a revisão assistida conduzir, e troque só as telas que mudaram. A versão nova sai com a data nova e o resto intacto.

Sem carimbo de data em cada passo. Instrução de trabalho não é evidência: aqui a hora de relógio sai de propósito, porque um procedimento que parece de 2024 é um procedimento que ninguém segue.

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A dor

É o mesmo Print Screen → Word → seta → legenda da evidência, com um agravante: a instrução é escrita depois do projeto, por quem já está alocado no próximo. Ela nasce atrasada, e é a tarefa que sobra para quem tem menos poder de recusar.

Uma instrução ruim não é reprovada por ninguém — ela simplesmente não é usada, e o key user volta a ligar para o consultor. Os motivos são sempre os mesmos quatro: passo faltando, tela diferente da real, linguagem de quem já sabe, e nenhuma indicação de qual campo olhar. Os dois últimos são problema de redação — e redação é exatamente o que a narração falada resolve, porque quem narra enquanto faz explica como quem ensina.

O que sai

Um documento de procedimento, e não um registro histórico. A diferença está nos detalhes:

• Sem carimbo de data em cada passo. Numa evidência a hora é obrigatória; numa instrução ela faz o documento nascer com cara de vencido. O número do passo fica, o relógio sai
• A sua anotação vira o título do passo, e a fala daquele trecho vira a descrição
• Cabeçalho de procedimento: título, sistema, autor e versão
• Prompt pronto para a IA reescrever em imperativo: "aí eu vou em ME21N e lanço o pedido" vira "Acesse a ME21N e lance o pedido". Quem redige é a IA que você já usa; o documento e as telas são nossos
• Vocabulário do domínio: ME21N, KI235 e Fiori param de sair escritos por extenso na transcrição
• Word para editar, PDF para distribuir, HTML para a wiki — e Markdown para colar no Confluence sem anexo separado
• Pacote SCORM 1.2 para subir no LMS da empresa (SuccessFactors, Cornerstone, Moodle, TalentLMS) — quem registra quem leu é o LMS do cliente, não nós
• Reabrir o documento seis meses depois: carrega o .json ou o .zip, troca a imagem do passo que mudou e gera de novo — sem regravar os quarenta

Como fazer

1. Escolha o cenário Passo a passo no passo 1.
2. Grave o processo uma vez, narrando o que faz e por quê. Fale o nome dos campos: é o que o key user vai procurar.
3. Na revisão, descarte o que não interessa, reordene com as setas e corrija as siglas com a lista de termos do seu sistema.
4. Gere o Word para editar, ou o PDF direto. Se for treinar em sala, o mesmo material vira o roteiro.

O que ele não faz — e é melhor saber antes

Não atualiza os prints sozinho quando o sistema muda. Isso se chama replay, é o que o ClickLearn vende, e exige dirigir a aplicação — impossível numa aba que só recebe uma imagem de tela compartilhada. Fingir que competimos aí seria a primeira mentira do produto.

Não controla versão nem guarda a trilha de aprovação. O cabeçalho traz título, sistema, autor e versão porque o documento precisa deles, mas quem aprova, quem publica e qual versão está valendo continua no seu sistema de gestão de mudanças. A revisão assistida encurta a revisão; ela não substitui o controle documental.

Não hospeda o conteúdo nem diz quem leu. Quem responde isso é o LMS da sua empresa. Nós entregamos o pacote SCORM e continuamos sem saber quem abriu o quê.

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É o mesmo consultor que gravou a evidência do UAT em junho escrevendo a instrução do key user em agosto, com as mesmas transações. Por isso este caso é um modelo dentro do produto, e não outra ferramenta.